Организация управленческого звена, ее состав, размещение, взаимосвязь составляющих структуру управления предприятием.
Организация структуры предприятий гостиничного хозяйства предусматривает разделение услуг на отдельные операции, а коллектив предприятия — на группы, отвечающие за отдельные участки обслуживания. При этом необходима координация и управление отдельными участками для обеспечения целостности процесса.
Каждое предприятие гостиничного хозяйства имеет свою собственную организационную структуру, которая обеспечивает его деятельность. Она формируется под действием ряд факторов: назначение, местонахождение, категории потребителей, формы собственности и т.п.
Теория управления предлагает много подходов к построению организационной структуры, но не все они одинаково эффективны. Организационная структура создается с целью отстаивания корпоративных интересов, а не интересов отдельных групп или работников предприятий гостиничного хозяйства. Организационная структура предприятия не может оставаться неизменной в течение длительного периода, то есть она должна трансформироваться.
Для того, чтобы создать организационную структуру необходимо:
— определить рабочие места под конкретные функции (вертикальную структуру);
— сгруппировать рабочие места в отделы и структурные подразделения (структурная иерархия );
— скоординировать функциональную деятельность (сформировать горизонтальную структуру).
Организационные структуры современных предприятий гостиничного хозяйства сводятся к модификациям таких основных видов структур, как линейная, функциональная и линейно-функциональная.
Организация линейной структуры управления базируется на сосредоточении всех производственных и управленческих функций в руках одного руководителя. Единственный руководитель (который должен быть компетентным во всех вопросах, связанных с работой его участка) обеспечивает скорость взаимодействия с исполнителями, упрощает контроль выполнения поручений, кроме того, сокращается численность управленческого аппарата.
Этот вид организационной структуры является благоприятным для стабильной и прочной организации, так как каждый управленец подчиняется только одному руководителю. К недостаткам линейной структуры относятся:
— неприспособленность к дальнейшему расширению предприятия;
— негибкость;
— слишком высокие требования к компетенции руководителя по всем вопросам.
Наличие перечисленных недостатков обуславливает использование линейной структуры управления на небольших предприятиях гостиничного хозяйства (малых гостиницах) и в случае, когда они предоставляют ограниченный набор услуг в категории «3-4 звезды». Любое усложнение технологии и/или расширения ассортимента услуг приводит к необходимости создания более эффективных структур.
При организации функциональной структуры управления проходит деление всех процессов, которые имеют место в деятельности предприятий гостиничного хозяйства, на отдельные направления (участка) в зависимости от функции (служба приема и размещения, организация питания и т.д.). Каждым направлением управляет функциональный руководитель, не вмешивается в дела других подразделений, координацией деятельности всех руководителей подразделений занимается директор предприятия гостиничного хозяйства или его руководитель. Есть несколько способов классификации функциональных подразделений. Специалисты финансовых систем классифицируют их по доходам.
1. Центры прибыли ( revenue centers ):
— Номерной фонд;
— Служба питания и напитков и т.д.
2. Центры поддержки (service centers):
— Бухгалтерия;
— Все технические службы;
— Отдел кадров.
Распространена классификация подразделений по административным зонами.
1 . Административная зона переднего плана (front of the house или front office) — подразделение, выполняющее линейные функции (их служащие регулярно или периодически контактирующих с гостями: служба приема и размещения, рабочие предприятий питания и т.д.).
2. Административная зона заднего плана (back of the house, beck office или «heart» of the house) — подразделение, выполняющее административные функции (работники этих подразделений прямого контакта не имеют: сотрудники отдела кадров, инженерно-техническая служба и т.д.).
Несмотря на эффективность работы каждого подразделения, функциональная структура управления может привести к снижению эффективности процесса в случае нарушения взаимодействия между подразделениями. Кроме того, при функциональной структуре оперативность принятия решений при участии представителей ниже, чем при линейной, а возможность возникновения конфликтов интересов — выше. Несмотря на это такая структура является наиболее распространенной среди средних и крупных первоклассных предприятий гостиничного хозяйства.
Попытка преодоления недостатков линейной и функциональной структуры обусловила создание таких комбинированных структур управления, как:
— линейно-функциональные;
— линейно-штабные;
— бюрократические.
Линейно-функциональная структура объединяет линейную и функциональную структуру. Однако линейно-функциональной структуре управления присущи определенные недостатки. Прежде всего — это инерционность и недостаточная гибкость. Нужно время, пока сигнал о возникновении проблемы в первичном звене управляемой системы дойдет через функциональные подразделения до линейного руководителя, который имеет полномочия вносить определенные коррективы. При этом корректирующее влияние может опоздать и незначительные проблемы превратятся в серьезную проблему.
Линейно-штабные структуры на предприятиях гостиничного хозяйства могут создаваться в экстремальных ситуациях, связанных с необходимостью решать вопросы гражданской обороны населения.
Бюрократические организационные структуры управления были предложены немецким социологом М. Вебером. Они являются своеобразными моделями управления, которые характеризуются:
— четким разделением труда и наличием высококвалифицированных специалистов;
— иерархичностью уровней управления, при которой нижестоящий уровень контролируется вышестоящим;
— наличием взаимосвязанной системы формальных правил и стандартов;
— формальным выполнением служебных обязанностей должностными лицами;
— подбором кадров на основе технических квалификационных требований.