В этап приема гостей входит: встреча гостя, оформление документов, проведение в номер, предоставление информации о работе хозяйств, предоставляющих различные услуги.
Своих гостей предприятие гостиничного хозяйства может встречать не только непосредственно в отеле, но и в аэропорту, на вокзале в зависимости от достигнутых договоренностей. Первое впечатление от гостиничного предприятия гости получают общаясь с сотрудниками службы приема и размещения в момент прибытия, поэтому они должны уделять максимум теплоты и внимания каждому гостю. В общем формальности не должны превышать для физических лиц 8 минут, для группы до 30 человек — 15 минут, а для группы от 30 до 100 человек — 40 минут. Для гостей, которые забронировали номер, регистрационные формальности состоят в уточнении всех деталей бронирования, которые могут изменяться до момента их прибытия в гостиницу. Если Гость не заказал номер накануне, то сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен ему предоставить информацию о типах номеров, о тарифах и услугах гостиницы и т.д.. В случае согласия гостя с условиями проживания гость представляет документ (паспорт), и между ним и гостиницей заключается соглашение, подтверждением которой является заполненная гостем анкета в двух экземплярах. В случае посещения гостиничного предприятия иностранным гостем и лицом без гражданства заполняется регистрационная карта.
После того как гость заполнил анкету, администратор сверяет данные анкеты и паспорта гостя, вписывает в анкету номер комнаты, в которой он будет жить, дату и время прибытия и подписывает ее. При регистрации ему выписывают счет за проживание, содержащий тариф номера (или места), умноженный на количество суток, оплату бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации и различные гостиничные налоги. После оплаты гость получает второй экземпляр счета.
Администратор заполняет визитную карту (карту гостя) — документ, который дает разрешение на вход в гостиницу и получения ключа от номера или ключа-карты. Карточка гостя всегда выписывается в одном экземпляре и должна содержать следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и срок проживания.
Визитная карточка содержит данные, куда служащим гостиницы должны заноситься вещи гостей. Для идентификации багажа пользуются талонами, на которых записана фамилия владельца, а после регистрации вписывается номер комнаты. Такой талон выдает швейцар при входе гостя в отель. Если талона нет, то гость показывает свой багаж, показывает разрешение на поселение, где записан номер комнаты, и портье относит багаж до номера. В номере он показывает гостю, как пользоваться оборудованием, и информирует о правилах пользования.