Управление малыми отелями осуществляется его собственником или уполномоченным им лицом (директором), которые принимают общие решения стратегического характера. Подобные решения относятся к категории общих, определяющие размер малой гостиницы, выбор места для его строительства, архитектуру и интерьер, оборудование, подбор персонала. Владельцем малого отеля может быть как частное лицо, так и целая корпорация.
Оперативное управление гостиницей осуществляется управляющим (директором), который может быть как владельцем, тйк и наемным работником. Управляющему подчиняются все службы малого отеля, он направляет, контролирует и координирует их деятельность с целью получения максимально возможного эффекта на каждом участке. Одной из главных функций руководителя малого отеля является оперативное управление отелем контроль за работой персонала.
Стратегической целью малой гостиницы может быть, например, ориентация на курортное обслуживание или на прием и обслуживание бизнес-туристов. Управляющий является посредником между владельцами и руководством, с одной стороны, и гостями предприятия — с другой. Эта его функция может быть охарактеризована как функция воплощение общих задач в конкретные управленческие решения.
Кроме того, на управляющего возложена необходимость решения задач, связанных с общими направлениями деятельности малой гостиницы, в том числе за проведение финансовой политики, к которой можно отнести определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные расходы, вопросы закупочной политики и т.д.. Управляющий также принимает решение о том, какую систему расчетов с клиентами использовать. Часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение администратору гостиницы, если на управляющего возложено слишком много полномочий и обязанностей.
Система организации управления малыми гостиницами должна соответствовать также принципу обеспечения контроля. Обязательным элементом здесь может выступать внутренний и внешний аудит. Подразделения внутреннего и внешнего аудита призваны контролировать законность выполняемых мероприятий, их соответствие нормам и инструкциям.
Внутренняя упорядоченность, согласованность внутренних подразделений малой гостиницы обеспечиваются посредством подчинения работников правилам деятельности. Для реализации этого принципа в малом отеле разрабатываются соответствующие внутренние нормативно-организационные документы (устав, правила внутреннего распорядка, положения о службах, квалификационные характеристики, должностные инструкции). Каждый работник должен знать свои обязанности, иметь определенные знания и умения, соблюдать правила, приведенных в этих и других документах.
Не существует идеальной и единой модели управления малым отелем. Но все решения, обусловленные необходимостью удовлетворения потребностей клиентов, опираются на строго зафиксированную управленческую иерархию.
Чем больше обслуживающего персонала отеля, тем более разветвленную структуру управления он имеет, поскольку в нем существуют промежуточные звенья, основной функцией которых является контроль.
Бухгалтерия
Отдел бухгалтерского учета (бухгалтер) отвечает за своевременное составление бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативными документами; несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины; проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности; организует составление бизнес-планов; составляет финансово-хозяйственные планы и сметы по установленным формами; несет ответственность за своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков; выполняет работу по учету, ввод в эксплуатацию и списания материальных ценностей, учета средств; несет ответственность за соблюдение правил ценообразования и правильности составления тарифов, осуществляет учет поступления и выбытия производственных запасов в соответствии со стандартами бухгалтерского учета; организует работу по получению лицензий и т.п..
Отдел бухгалтерского учета (бухгалтер) тесно связан и с линейными службами, и с персоналом всего отеля. В его обязанности входит осуществление денежных переводов, подготовка финансовых отчетов от кассиров торговых точек отеля, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются. Он ведет учет, обработку и контроль первичной документации, своевременно информирует руководство о финансовых результатах деятельности, а также выплачивает работникам заработную плату, отвечает за получение различных счетов и выплат по ним, а также за контроль и учет расходов.
Главной его задачей является обеспечение малого отеля материально-техническими и производственными ресурсами. Он должен формировать свои отношения с партнерами на взаимовыгодной основе, закупая продукцию предприятий-изготовителей и других поставщиков различных форм собственности, в том числе и физических лиц. С этой целью ему необходимо своевременно реагировать на изменения, происходящие на рынке. При этом важную роль играет компьютеризация выполнения коммерческих операций, а также операций, связанных с управлением товарными запасами, контролем за исполнением заключенных договоров и т.д.
Инженерно-техническая служба
Для постоянного наблюдения за состоянием инженерно-технического оборудования в штат гостиницы могут быть введены специальные должности: инженер технических средств, электрик, слесарь-механик, сантехник и др.. Решением этих вопросов занимается директор или старший администратор.
В функции инженерно-технической службы отеля входит регулярное, согласно утвержденному графику, проведение обследований санитарного и технического состояния гостиницы и территории, прилегающей к нему, объектов коммунального назначения и внешнего благоустройства, обслуживаемых отелем, оценка качества выполнения проведенных работ или оказание услуг, составление по результатам обследования и проверок соответствующих актов. В случае необходимости специалист по компьютерному обеспечению осуществляет надзор за установленной информационной системой автоматизации процессов обслуживания в отеле.
Основной целью инженерно-технической службы отеля является:
— Обеспечение условий для гостей и посетителей соответствии со стандартами качества;
— Снижение расходов и, соответственно, тарифов при поддержании стандартов качества предоставляемых услуг.
Указанная служба должна давать предложения по ресурсосберегающих мероприятий, которые позволят уменьшить общий объем потребления ресурсов за счет предотвращения неоправданных расходов электроэнергии, воды, газа и т.п..