Все вышерассмотренные проблемы касались понимания клиента, его психологии, мотивации. Однако без должного поведения персонала одного понимания нужд клиента мало. Поэтому работу с посетителями, как и любую другую деятельность, необходимо организовать. Одной из первоочередных задач является подбор персонала. Существует ряд нестандартных критериев подбора сотрудников, желающих работать в туристском предприятии. При прочих равных условиях шансы получить место в турфирме выше у женщин, особенно в возрасте 30—35 лет. То, что работодатели предпочитают женский персонал, имеет логическое объяснение: клиент — это все равно, что дорогой гость, а прием гостей — женская стихия. Возрастная категория также не случайная прихоть. Здесь дело не только в том, что женщины «за тридцать» решили свои семейные проблемы. Как правило, они уже имеют достаточный жизненный опыт, чтобы действовать самостоятельно и не беспокоить шефа по любой нестандартной ситуации. К этому следует добавить чувство ответственности за порученное дело, аккуратность и исполнительность.
К внешности персонала туристкой фирмы также предъявляются определенные требования: простота, аккуратность, деловой стиль. Внешность фотомодели в туристском бизнесе преимуществ не дает. Вечерний макияж и смелые решения туалетов ничего кроме раздражения или недоумения не вызывают, тем более, что основными посетителями турагентств являются женщины средней и старшей возрастной групп или семейные пары.
Существует ряд достаточно универсальных правил, позволяющих персоналу туристской фирмы эффективно организовать прием и работу с посетителями.
Правило 1.
Внешний вид менеджера должен соответствовать его функциям. Работник должен быть всегда в хорошей форме: с акуратной прической, ухоженными руками, дневным макияжем. Одежда должна быть функциональна и неброска.
Правило 2.
Необходимо устанавливать контакт с клиентом. Уже при входе в офис он должен почувствовать, что им занимаются. При появлении посетителя необходимо прервать разговор с коллегой. Если менеджер занят разговором с другим клиентом, необходимо дать знать вошедшему, что его заметили. Для этого его можно попросить присесть и подождать в специально отведенном для такого случая месте, снабженного информационной литературой.
Правило 3.
Персонал всегда должен быть корректен. Нель забывать здороваться и улыбаться. Нельзя отвечать грубостью на грубость. Нельзя ссылаться на занятость, позволять себе проявлять нетерпение: смотреть на часы или намекать на расписание автобусов, пригородных поездов.
Правило 4.
Клиентов необходимо запоминать. Если клиент обращается к менеджеру не в первый раз, необходимо показать что его узнали. Если клиент иностранец, желательно сказать несколько слов на его родном языке.
Правило 5.
Улыбка — главное оружие. Контакт с клиентои начинается с улыбки. Это не только дань вежливости, но и расположения к клиенту, готовности заниматься его проблемами, а также показатель успешности дел фирмы и удовлетворение от работы.
Правило 6.
Поддерживать контакт с клиентом. Приход в фирму — его соло. Во время беседы необходимо слушать собеседника, учитывать его мнение, убеждать без излишней настойчивости, контролировать тон беседы, говорить не слишком быстро и не слишком медленно, стараться употреблять простые слова, не приводить без необходимости специальныех терминов.
Правило 7.
Быстро реагировать. Любая просьба клиента предоставить интересующую его информацию должна выполняться четко и быстро. Не забывайте при этом передать ему вашу визитную карточку или визитку фирмы с вашим именем, чтобы клиент мог с вами общаться. Быстро отреагировать — это также значит ответить телефонным звонком на полученное письмо факс.
Правило 8.
Клиента необходимо вовлекать в решение проблемы. Способ ее разрешения — диалог. Вопрос типа «Как мы може вам помочь?» поможет увидеть проблему под другим углом. Проявляя готовность помочь, менеджер должен четко определить для себя, что он способен сделать. Умение сказать «нет» — тоже искусство.
Правило 9.
Во время разговора с клиентом необходимо следить за своими жестами, стараться не размахивать руками, даже если разговор принимает эмоциональную окраску. Неблагоприятное впечатление производит также сотрудник, сидящий в расслабленной позе с руками, сложенными на груди или подпирающими падающую на стол голову.
Правило 10.
В случае необходимости следует помочь клиенту правильно оформить рекламацию. Покупатель, который приходит жаловаться, готов в лучшем случае встретиться с безразличием. К такому клиенту нужно относиться с пониманием, он будет приятно удивлен и признателен. Быстрота реакции на жалобу будет для него основным фактором удовлетворения.