Как правильно участвовать в туристических выставках?

Туристические выставки, прежде всего, предназначены для поиска партнеров по сбыту, причем в достижении этой цели выставки оказываются весьма эффективными, так как они предназначаются только для специалистов туристического бизнеса. Туристические выставки организуются практически во всех столицах стран мира, сопровождаясь организацией пресс-конференций, семинаров, мастер-классов, презентациями, переговорами и т. д. Россия, как стремящаяся войти в состав мировых туристических держав страна, — не исключение. В Москве ежегодно проводится шесть туристических выставок различного масштаба (одна из них всемирноизвестная выставка «Путешествия и туризм»), четыре выставки ежегодно проходят в Северной столице, дважды в год организуются региональные туристические выставки (Ростов-на-Дону, Сочи, Красноярск, Екатеринбург).
Основные участники выставок — туристические операторы (как отечественные, так и зарубежные), авиакомпании, отели, специализированные издательства и рекламные агентства, научные организации, готовящие специалистов в области туризма и т. д.

Основные цели выставочной деятельности туроператора:
— информирование потребителей о собственных предложениях на предстоящий туристический сезон;
— поиск партнеров по сбыту как в самой России, так и за ее пределами (чаще всего это поиск готовых к сотрудничеству туристических агентств);
— расширение партнёрских связей (знакомство и переговоры с поставщиками туристических услуг, конкурирующими туроператорами);
— обмен опытом;
— создание положительного имиджа туроператора в общественном мнении потребителей региона и регионального туристического истеблишмента.

Поскольку, выставочная деятельность ориентирована как на потенциальных туристов, так и на профессионалов, рекламно-выставочный материал должен нести большую коммерческую нагрузку и отличаться в зависимости от того, кому он предназначен. Так, потенциальному потребителю достаточно предоставить красочный буклет или каталог с указанием контактных телефонов оператора или уполномоченных агентов, устно рассказать о конкурентных преимуществах предлагаемых путешествий. Однако профессионал от туризма больше будет заинтересован в получении ценовых предложений, конфиденциальных тарифов, информации об условиях бронирования и совместной работы, о размере комиссионного вознаграждения и т. д.
Участие в любой туристической выставке — платное. Прежде всего, участники выставки оплачивают:
— аренду выставочных площадей;
— оплата регистрации каждого участника выставки;
— оплату дополнительной мебели или экспозиционного материала на стенде (например, дополнительно оплачивается организаторами выставки установка на стенде стола и любой другой мебели, осветительных приборов, аппаратуры);
— транспортировка выставочного материала из офиса туроператора к месту проведения выставки;
— оплата труда работников — устроителей выставки (например, грузчиков, монтажников и т. д.).

Выставочная деятельность состоит из трех логических этапов: подготовительного, непосредственно работы на выставке и заключительного.
Подготовительный этап включает в себя выбор выставки, участие в которой наиболее эффективно для туроператора и прочие организационные мероприятия, связанные с ней. Необходимо знать, что подготовка к предстоящей туристической выставке начинается за 2-3 месяца до момента ее открытия. На наиболее популярных выставках места для участников бронируются за полгода. Для того чтобы определить, эффективно ли будет участие в выставке самого туроператора, необходимо изучить каталог участников; анализируя мнения прежних участников, определить степень «отдачи» выставки (то есть ее эффективности); ознакомиться со статистической информацией, предоставляемой организаторами выставки (проходимость выставочных площадей, время работы выставки, среднее количество и состав посетителей).
Приняв положительное решение об участии в выставке, следует тщательно спланировать, исходя из возможностей туроператора и его целей, варианты участия в ней. Это могут быть:
— приобретение собственного стенда (наиболее дорогостоящий вариант выставочной деятельности, хотя и самый престижный и заметный);
— участие в коллективном стенде (например, туроператоры, занимающиеся приемом туристов в Сочи могут заказать общий стенд);
— участие без приобретения стенда (нахождение на выставке зарегистрированного работника туроператора, просто раздающего экспозиционный материал посетителям).

Далее, анализируя опыт партнеров или конкурентов туроператора, следует разработать стратегию привлечения посетителей выставки к стенду туроператора. Основными решениями, привлекающими внимание посетителей выставки, могут быть:
— более удачное размещение стенда на выставочной территории;
— нестандартное решение выставочного стенда (например, двухуровневый стенд, имеющий оригинальное геометрическое решение, изготовленный из необычного строительного материала и т. д.);
— привлекающая внимание надпись на стенде (цветовое решение и шрифт, которыми изображены название фирмы, город, который она представляет);
— оригинальный дизайн и декор стенда (использование флагов, транспарантов, карт, оригинальных конструкций, воздушных шаров, манекенов и т. д.);
— оригинальный способ обращения работников выставочного стенда к посетителям (например, работники выставочного стенда Абхазии устроили выступление национального ансамбля, которое сопровождалось угощением всех желающих абхазским вином и сыром);
— возможности дополнительного рекламирования стенда на самой выставке, (к примеру, многократное сообщение рекламной информации по радио во время работы выставки, размещение указателей или рекламных щитов на входе и т. д.).

Для принятия решения о выставочном стенде необходимо также учитывать тот факт, какие действия и мероприятия планируется проводить на стенде во время работы выставки. Такими действиями могут быть:
— демонстрация туристических возможностей предлагаемых курортов, туров и направлений (показ видео, фотографии, плакаты);
— пристендовые мероприятия (лотереи, розыгрыш призов, выступление артистов);
— презентация новых возможностей туроператора (например, новая система бронирования или бонусная система для агентств);
— подписание договоров о сотрудничестве с агентствами;
— проведение переговоров с оптовыми покупателями туристических услуг.

Планируемые на выставке действия и мероприятия прямо воздействуют не только на величину стенда, но и на его конфигурацию, расположение, контингент работников стенда (если к примеру, во время выставки планируется подписание «серьезных» договоров с оптовыми покупателями, необходимо не только наличие изолированной комнаты для переговоров, но и полномочного на проведение этих переговоров представителя туроператора).
Перед непосредственным участием в выставке необходимо также уделить внимание предлагаемым на ней рекламным материалам. Изготовление раздаваемой продукции — довольно дорогостоящее удовольствие, поэтому необходимо разработать раздаточный материал таким образом, чтобы он надолго сохранился у посетителя выставки и принес максимальную отдачу туроператору. Для этого:
— необходим оригинальный макет рекламного раздаточного материала (посетители с большей охотой берут, а потом длительное время сохраняют необычные, красочные каталоги,
буклеты и плакаты, чем стандартные листовки, напечатанные на дешевой бумаге);
— «срок жизни» рекламного материала тем длительнее, чем больше вариантов его дополнительного использования может придумать посетитель выставки (к примеру, пакеты с логотипом
туроператора, календари, плакаты, путеводители будут иметь довольно длительное воздействие на посетителя);
— дизайн раздаточного материала должен отвечать и гармонировать с дизайном самого стенда;
— информация, содержащаяся в раздаточном материале должна определяться целями участия туроператора в данной выставке. Зачастую не имеет смысла указывать в выставочном материале все предлагаемые туроператором направления и виды путешествий, гораздо эффективнее делать акцент только на тех направлениях работы, в которых туроператор специализируется, имеет большие (чем конкуренты) возможности, а сам тур — большие конкурентные преимущества;
— количество раздаточного материала также определяется целями участия в выставке (например, раздавать рекламную продукцию всем посетителям или только работникам турбизнеса), популярностью и проходимостью самой выставки, длительностью работы выставки.
Дополнительно перед началом работы выставки можно прорекламировать собственный стенд, пригласив к нему наиболее интересующие с точки зрения дальнейшего сотрудничества фирмы (разослать приглашения, организовать трансфер к месту проведения выставки для работников турфирм из региона, организовать дополнительную культурную программу для участников выставки — например, экскурсионное обслуживание, проживание в гостиницах, банкет и т. д.)
Во время работы выставки огромное значение имеет уровень подготовки и профессионализм работников стенда. Они должны не только своим внешним видом, манерами поведения привлечь большое количество посетителей (для этого также необходимо продумать дизайн одежды, стиль поведения, провести инструктаж команды), но и заинтересовать подошедшего к стенду посетителя (ведь на лице у посетителя не написано, кто он — простой зевака или представитель крупного турагентства, способного тут же заключить с оператором-участником выставки сверх-выгодный контракт). Существует ряд общепринятых правил работы стендовой команды во время выставки:
— приветливое отношение к каждому посетителю;
— обслуживание стенда коллективом не менее чем из 2 человек (для того, чтобы один человек мог не прерывать беседу с посетителем, в то время, как второй будет формировать
пакет рекламного материала);
— необходимо иметь на стенде необходимый запас рекламного материала;
— необходимо иметь мобильную связь работников стенда с офисом туроператора (для разрешения ситуаций, связанных с экстренным подвозом рекламной продукции или необходимостью консультаций при проведении переговоров с посетителем);
— обязательна регистрация всех посетителей, проявивших интерес к стенду (обычно это организуется с помощью обмена визитными карточками). Данная мера обязательна для отчета по розданному рекламному материалу и для поддержания дальнейших контактов с заинтересовавшимся посетителем стенда;
— запрет курения или употребления спиртных напитков на стенде во время работы выставки (это позволительно только для заинтересовавшегося стендом посетителя);
— параллельный с работой стенда анализ работы стендовых команд конкурентов (это поможет повысить профессионализм работников и избежать многочисленных ошибок в выставочной деятельности в дальнейшем)

Участие в выставке — только начальный этап в приобретении интересных деловых контактов. После закрытия выставки могут последовать следующие мероприятия:
— пресс-конференция, организуемая либо самим туроператором для привлечения внимания журналистов, либо организаторами выставки;
— продолжение переговоров с заинтересовавшимися посетителями выставки (уже в офисе туроператора);
— различные семинары, мастер-классы, work-shop для представителей турбизнеса региона.
В любом случае, сам туроператор должен для себя проанализировать эффективность состоявшейся выставки, сравнив степень проявленного посетителями интереса к стенду оператора и уровень его затрат на участие в выставочной деятельности.