Дежурный администратор службы приема и размещения

Выполняет функции непосредственного представителя главного администратора в службе приема и размещения, корректирует работу этой службы, постоянно находится во взаимодействии с клиентами. После окончания смены отчитывается о работе службы главному администратору.

Дежурный администратор работает по сменам, одновременно в небольших и средних гостиницах на смене работает один, в больших гостиничных комплексах два дежурных администраторов. В процессе работы ему подчиняются работники рецепции — портье, кассир, паспортист.

Основные профессионально-квалификационные и личностные требования к должности дежурного администратора касающиеся:

— Иметь профессиональную подготовку в специализированных профиля деятельности учебных учреждениях, пройти стажировку в гостиничном заведении не менее 1 года;

— Знать нормативную документацию по приему и обслуживанию гостей;

— Досконально знать 2 — 3 иностранных языка;

— Владеть практическими знаниями обеспечения безопасности в отеле

— Безупречного внешнего вида и поведения;

— Способности легко вступать в диалог с подчиненными и клиентами.

Основными функциональными обязанностями дежурного администратора являются:

— Обеспечить подготовку номера в поселения и выполнение других подготовительных мероприятий согласно пожеланиям клиента перед прибытием в отель

— Анализ состояния занятости номерного фонда, прогноз по его заполнению;

— Подбор номеров для бронирования;

— Контроль фиксации в электронном виде таблицы или отдельного журнала заполнения номеров;

— Проверка документов при регистрации, выявление срока их действия;

— Проверка информации о гостей, которые уезжают, прежде оплаты клиентами услуг;

— Постоянное сотрудничество со смежными службами в обслуживании клиентов с целью эффективного процесса обслуживания;

— Ответственность за сохранность ключей от номеров;

— Ответственность за оборудование службы приема и размещения;

— Доставка почты и посылок проживающим;

— Толерантная сотрудничество с клиентами;

— Решение вопросов эксплуатации гостиничного предприятия в ночное и утреннее время — период отсутствия высшего руководства;

— Принимать меры по ликвидации конфликтных ситуаций.

Портье — служащий службы приема и размещения, который

работает за стойкой рецепции. Основные функциональные обязанности касаются: оформление необходимой документации при поселении и отъезде клиентов, предоставление информации об отеле, его структурные звенья и услуги, ведение картотеки занятости номеров, проведения расчета гостей, бронирование номеров. Объем обязанностей портье зависит от размеров отеля и его функциональной структуры. В структуре управленческой иерархии портье подчиняется дежурному администратору.

Относительно должности портье важное значение имеют требования индивидуального характера связаны с его физическими характеристиками: возраст, медицинские характеристики, коммуникабельность. Профессионально-квалификационные требования к с профессиональной подготовкой в ​​специализированном учебном заведении, необходимостью иметь опыт работы, знание технической документации, иностранных языков, психологии общения.

Кассир службы приема и размещения работает в рецепции рядом с портье и обеспечивает операции по приему, хранению и сдаче по кассовому отчету денег в бухгалтерию, а также возвращает деньги клиентам, которые уезжают из отеля раньше установленного срока. Кроме этого обязанности кассира касающиеся:

— Внесение полной суммы счета клиента;

— Получение оплаты от клиента при отъезде;

— Согласования оплаты счетов кредитными карточками и чеками с бухгалтерией;

— Подсчет общей суммы выручки в конце каждой смены;

— Ответственность за денежную сумму, которая находится в обращении в течение смены.

Профессионально-квалификационные требования к должности кассира службы приема и размещения касающиеся необходимости иметь квалификационные знания, знать правила приема и обслуживания клиентов, прейскуранты цен на номера и места и систему расчетов при бронировании и оплате проживания, владеть информацией о дополнительных услугах, уметь использовать технические средства в работе, прежде телекоммуникационные. Операции со значительными денежными счетами обуславливают необходимость ведения расчетной документации. В структуре управления должность кассира подчиняется дежурному администратору по технологии обслуживания и главному бухгалтеру по технологической документации денежных счетов.