Процесс организация туров

Организация туров через принимающую туроператорскую компанию включает:

1. Основной транспорт, который доставляет туристов к месту отдыха и обратно (авиакомпания, железная, судовладелец, автотранспортная организация).

2. Средство размещения (гостиницы) + предприятия общественного питания.

3. Второстепенный транспорт (который организует перевозки в месте и во время отдыха: трансферт, экскурсионное обслуживание), который может совпадать с основным, а может быть отдельным.

4. Принимающая туроператорская компания, предлагающая полный пакет наземного обслуживания (экскурсионное бюро).

5. Организации досуга (развлечения, культурная жизнь).

6. Организация визовой поддержки.

7. Страховая компания.

В связи с тем, что наиболее значимыми и такими, что во многом определяют как цели и конкурентные преимущества, так и цену туристического пакета является перевозка туристов и предлагаемая гостиничная база, а также вследствие того, что в сфере предоставления этих услуг наблюдается наиболее высокая конкуренция среди фирм — поставщиков, тщательное внимание туроператор уделяет идентификации транспорта, средств размещения туристов и принимающих туроператорских компаний.

Идентификация — это определения наименования, юридического и фактического адреса, телефоны, адреса электронной почты, ответственного лица и первичное формирование собственного мнения об имидже субъекта туристического рынка, идентифицируется.

Идентификация транспорта — это определение транспортной компании (авиакомпания, пароходство, автохозяйство, железная дорога), продукты которой будут задействованы при организации планируемого тура. Она проводится на основании:

— Опыт работы туроператора с транспортом в прошлом;

— Отзывов коллег и конкурентов о работе того или иного транспорта;

— Конкурентных преимуществ транспорта (цена продукта, комфортабельность транспортного средства, лица обслуживающего персонала).

Довольно часто в условиях российского туризма конкретный транспорт выступает монополистом на региональном туристическом рынке. Работа с транспортом-монополистом гораздо сложнее, чем выбор операторами партнера на конкурентном рынке поставщиков туристического продукта, часто требует наличия связей в менеджменте транспорта, позитивных личных отношений с его персоналом.

Идентификация средств размещения — это определение конкретного отеля или ряда отелей, в номерном фонде которых оператор планирует расселять своих туристов, проводится на основании:

— Договорной базы, у туроператора с отелями (соответственно, чем она шире, тем больше возможности у туроператора для модификации туристического пакета);

— Степени соответствия гостиниц целям и условиям тура, планируется, — местонахождение отеля, его категория; номерной фонд, наличие необходимой инфраструктуры, например, стоянки для автобуса, возможность расселения туристов в сроки, интересующие туроператора (например, много пляжных отелей не расселяют туристов на короткий срок, что не устраивает туроператора, который планирует туры выходного дня на побережье)

— Ценовые и конкурентные преимущества рассматриваемых гостиниц;

— Опыт работы со средствами размещения курортного региона.

Наконец, идентификация принимающих туроператорских компаний — это определение зарубежного принимающего туроператора, организовывать туристам оператора «наземное обслуживание». При выборе принимающих туроператорских компаний руководствуются:

— Конкурентными преимуществами претендентов — широта ассортимента предложения средств размещения; ценовые предложения, размер комиссионного вознаграждения;

— Удобством и простотой дальнейшей совместной работы — продолжительность подтверждения заявок, возможность бронирования в Интернете, бронирование блоков мест, варианты расчетов между сторонами;

— Опытом работы туроператора или его коллег из конкретной принимающей туроператорской компанией, имиджем принимающих туроператорских компаний на региональном туристическом рынке;

— Наличие личных связей с персоналом принимающих туроператорских компаний. Туроператор идентифицирует принимающую туроператорскую компанию, прибегая к помощи рекламной информации, опыта коллег, Интернет, но основная масса договоров между принимающим и отправляя операторами заключается во время туристических выставок (региональных и национальных).

Составление договорного плана тура

После идентификации поставщиков, основываясь на:

— Целях планируемого тура;

— Потребностях членов фокус — группы;

— Уровне конкуренции на рынке;

— Опыте и рыночных возможностях туроператора;

— Договорной базе и личных связях сотрудников туроператора;

— Финансовых возможностях оператора.

Туроператор принимает решение о возможных схемах взаимного сотрудничества по организации тура с идентифицированными поставщиками.

Любые схемы сотрудничества с поставщиками туристического продукта, выбранные туроператором, как наиболее подходящие для организации планируемого тура, должны быть документально оформлены задолго до начала сезона, поскольку совместная работа оператора и поставщика туристического продукта является особой юридической событием, что приводит к появлению новых прав и обязанностей обеих сторон.

Документирование чаще всего осуществляется в подписании договоров (контрактов) о совместной работе туроператора и определенного поставщика туристического продукта.

Неотъемлемыми реквизитами этих договоров являются:

— Полное наименование, форма собственности, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты и контактные телефоны сторон;

— Место и время заключения договора о сотрудничестве (местом заключения могут быть как родные города оператора и поставщика туристического продукта, так и нейтральная территория, например, место проведения туристической выставки);

— Предмет договора;

— Условия договора — описание схем дальнейшего сотрудничества (формы работы — факсимильная, электронная; документооборот — форма заявок, подтверждение заявок и ваучера; формы расчетов, сроки подачи заявок и их подтверждение, формы сравнения выполненных работ);

— Права и обязанности сторон;

— Общая стоимость контракта, порядок и сроки окончательного расчета (например, при покупке блоков мест, заказе чартера или фрахте судна);

— Ответственность сторон (выражается в процентном соотношении

от стоимости контракта);

— Определение контактных и ответственных лиц;

— Форс-мажорные обстоятельства;

— Длительность контракта и условия его пролонгации ‘;

— Печать и подписи сторон.

Договоры между туроператором и поставщиками туристического продукта подписываются в двух (или более) экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. С иностранным поставщиком туристических продуктов договор составляется на двух языках (может применяться параллельный перевод в тексте контракта).

Необходимо отметить, что туроператор обязан иметь контракты с поставщиками абсолютно всех туристических продуктов, задействованных в туристическом пакете. Иначе в проведении сертификации качества этого тура соответствующими органами государства может быть отказано.